Ce billet vous présente les avantages de l’utilisation des blogs en interne dans votre organisation. Il ne traitera pas du recours à un blog externe par l’organisation (il existe un assez bon document synthétique réalisé par Dijon Ecobiz sur ce sujet).
Les limites de l’email
Beaucoup de gens expliquent que le travail collaboratif existent déjà dans l’entreprise par l’intermédiaire des mails ou des listes de diffusion internes.Ce qui est vrai, ces outils ont largement fait avancer le travail collaboratif au sein de différentes structures. Cependant, cet outil possède aussi ses limites. Si souvent les gens lisent les mails qu’ils reçoivent (quand leur boite n’est pas pleine de spam ou déjà encombrée par de nombreux autres mails considérés souvent comme urgent), ces informations se perdent ensuite dans cet océan de mails. On trouve beaucoup de compte mails où les courriers ont été jetés à la poubelle et donc ne sont pas récupérables. Sinon, ils sont empilés dans la boite de réception, ce qui ne permet pas un usage efficace de leur gestion. Il existe néanmoins, heureusement, certains collaborateurs qui archivent de façon efficace leurs mails, ce qui leur permet d’en faire un véritable outils de travail. Ils ne sont cependant pas majoritaires.
Le blog facilite le travail d’équipe
Le blog va permettre de faciliter les échanges entre les collaborateurs d’une entreprise qui travaillent sur un même projet. L’ensemble des échanges, des documents (en attachement), références (par un lien vers ces derniers), commentaires sont accessible dans un même endroit. Tout membre de l’équipe a à porter de main, l’ensemble des pièces du projet classé de façon chronologique (archives) et thématique (tags). De même, un nouveau venu dans le projet aura la trace de l’ensemble de ces échanges et pourra d’autant plus facilement utiliser la mémoire du projet. Les billets et commentaires étant signés, il pourra contacter directement la bonne personne s’il a besoin d’une précision supplémentaire.
Le blog mémoire de l’entreprise et outil d’innovation
Si un projet équivalent se met en place dans l’entreprise, l’ensemble de la mémoire du projet demeure accessible et permettra une diffusion plus rapide de l’information à toutes les personnes concernées. Là encore, l’expert qui a décrit un processus, apporté des précisions sur un environnement spécifique, pourra être contacté plus facilement. Cela permet d’une part de valoriser le capital informel de l’entreprise (environ 85% des connaissances sont d’ordre informel), d’autre part le capital humain, puisque l’apport ou l’expertise de chacun est mis en valeur.
L’utilisation d’un blog autrement que dans le cadre d’un projet, va permettre aussi de développer des innovations grâce à la participation de chacun sur un domaine où ils souhaitent échanger. Ainsi, le savoir-faire d’un collaborateur va pourvoir grâce aux échanges, être affiné, transformé en procédure répliquable que chacun pourra s’approprier ensuite.
Des blogs ?
C’est à travers la multiplication des blogs que cet outil prends tout son sens. Avec le système de catégories, de mots clefs, d’archives, l’ensemble du savoir de l’organisation devient accessible très rapidement. La mise en place d’un moteur de recherche va permettre une recherche dans le temps sur un thème particulier et la mise en place de flux RSS va permettre de suivre en temps réel les sujets qui représentent un intérêt pour chaque collaborateur. Cela permet d’avoir une diffusion globale (blog des nouvelles de l’organisation) ou plus spécifique (projet) de l’information. Ils peuvent se regrouper autour de thématique métiers (horizontale), par direction (verticale) ou de manière plus transversale selon les thèmes choisis. De plus, la facilité d’utilisation des blogs, que ce soit dans un cadre de publication ou de récupération de l’information, limite la nécessité d’une formation lourde.
Bien ordonnée, cette « ferme de blogs » devient un véritable intranet de l’organisation qui va alléger les boites mails de vos collaborateurs (sans les remplacer) et éviter une perte ou une mauvaise diffusion de l’infomration.