Ce texte est la suite de la traduction et la synthèse du retour d’expérience relaté sur le blog de Nathan qui montre comment l’installation d’un outil collaboratif a changé la façon de travailler dans son organisation. Un article précédent expliquait qu’il fallait s’appuyer sur des études de cas concret pour montrer par où d’autres étaient passés et quelles avaient été les résultats obtenus. Ce billet reprend un peu cette démarche.

Gérer le flux d’information

Le fait que le wiki soit devenu le lieu privilégié de circulation de l’information dans l’organisation est une véritable victoire. Ouvert à la publication de n’importe quel collaborateur, il a remplacé le courrier électronique pour les annonces allant des grands changements organisationnels au faire-part de naissance. Grâce à ce flux d’actualités, il est devenu la première source d’informations. Il n’est pas rare d’entendre : « Avez-vous vu l’annonce sur le wiki ? ». En investissant dans le flux d’information, une base de référence d’informations a été créée.

Il y a trois flux essentiels d’informations, chacun créant ses propres bases de données au cours du temps:

1. Le flux d’actualités qui devient une base de faits et de décisions.
2. Le flux de projets qui devient une base de requêtes et de résultats.
3. La circulation des idées qui devient une base de ressources et d’experts.

Mettre l’accent sur la capture de flux a de nombreux avantages:

• Le système contient toujours les dernières informations, ce qui renforce la confiance qu’on lui porte
• Le processus est facile à mettre en Å“uvre et le succès est facilement mesurable (par le volume de courrier électronique concernant des nouvelles).
• Le travail et le risque est minimisé pour les participants.
• Grâce à l’outil de recherche, les flux archivés deviennent une base de données riches et facilement accessibles.

Au fil du temps, le flux de connaissances et de décisions aide chaque personne à affiner sa carte mentale et à construire ses connaissances personnelles autour de l’organisation. Lorsque de nouveaux articles correspondent à leur façon de réfléchir, ces personnes se sentent plus en confiance et peuvent ainsi participer au processus décisionnel. Quand l’information ne correspond pas à leur mode de pensée, elles doivent demander des éclaircissement et cela peut devenir un sujet de préoccupation.

Mettre l’accent sur la circulation de l’information, nécessite d’avoir la patience de regarder la base de données se construire progressivement.

Manifeste pour des outils collaboratifs

Emprunté au Manifeste d’Agile, voilà des facteurs pour la construction d’un système collaboratif en entreprise 2.0 :

1. Les individus et les interactions plutôt que les processus et les outils.
2. Une utilisation simple plutôt que des formations lourdes.
3. Des outils flexibles plutôt qu’une usine à gaz.
4. Répondre aux besoins plutôt que créer la demande.

Construire des processus et des outils d’aide à la collaboration est une chose, mais il ne faut jamais oublier que l’essentiel repose sur le fait que les gens travaillent ensemble et se parlent. Il n’est pas utile d’enregistrer toutes les conversations ou d’emmagasiner chaque connaissance, il faut juste renforcer les liens entre les gens.

Se former est important, mais uniquement quand on a fait tout ce qui était possible pour ne pas en avoir besoin. Votre maman est réellement l’utilisateur final ! Toujours sacrifier les fonctionnalités et la puissance à la facilité d’utilisation. Le temps pris pour former les gens leur donnera l’excuse du « plus de travail ».

Il est tentant de chercher à offrir des outils qui répondent exactement au besoin des gens. En réalité, les gens aiment utiliser les outils avec lesquels ils sont à l’aise, pour faire leur travail de tous les jours (par exemple l’email, Excel…). Les wiki et les blogs sont d’excellents exemples d’outils simples à utiliser pour une multitude de choses, sans avoir besoin de les personnaliser à outrance.

Enfin, ces outils doivent répondre à un besoin existant. Mais vous pouvez en préparer d’autres pour quand le besoin se fera ressentir.

Prochaines étapes

Ce Wiki a remplit son rôle de publication simplifié d’actualités dans l’intranet. Il a fait ses preuves et est apprécié pour cela. A partir de ces acquis, le but est de poursuivre cet effort de travail collaboratif avec de nouveaux outils.

Cela passe d’abord par un blog interne à la disposition de tous les collaborateurs. Des liens vers les nouveaux billets seront ajoutés avec les informations sur la page d’accueil. Le répertoire personnel de chaque collaborateurs signalera par des liens directs les messages récents.

Deuxièmement, sera ajouté un « statut » sur le mode de Twitter / Facebook et qui pourra être mis à jour par SMS. C’est une puissante solution de micro-blogging pour les collaborateurs sur le terrain et qui sera intégrée à Office Communicator Les mises à jour de statut seront également intégrées dans la page d’accueil du flux d’actualités, mais d’une manière très légère.

Enfin, il serait possible d’étendre l’offre de gestion interne avec quelque chose sur le modèle du Basecamp, pour créer un flux de projet avec des liens vers la page d’accueil.

Globalement, l’objectif est de bâtir sur les points forts du wiki, en ajoutant des idées et des étapes au projet de circulation de l’information, afin que les gens « oublis » l’ancien intranet. Cela va permettre de stimuler la création et conduire les gens à travailler ensemble.

Conclusion

Le succès d’une entreprise 2.0 collaborative exige à la fois une maturité technique et culturelle. Si le Wiki repose sur un potentiel collectif, son utilisation demeure dominée par des contributions individuelles dans cet espace partagé. Cela se reflète dans le taux élevé d’utilisation du wiki pour la publication d’informations. Pour encourager un changement d’attitude, les dirigeants devraient se concentrer sur la capture des flux d’informations. Plus son contenu sera important, plus il sera une source de référence.