Aujourd’hui, comme tous les vendredi, toujours dans le cadre de nos petits détours par le monde anglo-saxon, un article de Keith Ferrazzi sur la gestion d’équipe projet à distance. Quelques bonnes pratiques pour faire de ses projets une réussite, dans la manière dont elles interagissent  collaborativement pour accroître leur performance.

Il y a un monde entre simplement de travailler ensemble et collaborer vraiment avec l’autre. Le collaboratif est la «sauce secrète» qui permet aux équipes de trouver de nouveaux produits innovants ou créatifs, des campagnes de buzz marketing dignes de ce nom. Mais elle peuvent aussi collaborer de façon créative autour d’un projet en apparence banals – comme l’installation d’un nouveau logiciel de comptabilité – et utiliser cette initiative pour transformer la façon dont une organisation exerce ses activités.

Atteindre une véritable collaboration – dans lequel l’ensemble vaut nettement plus que la simple somme des parties individuelles – est difficile dans n’importe quel environnement. Les gens doivent mettre de côté leur ego, se faire confiance et partager volontiers leur savoir-faire. Dans un lieu de travail virtuel, la collaboration peut être d’autant plus difficile, surtout lorsque les membres de l’équipe travaillent pour des entreprises différentes, sont essentiellement des étrangers les un pour les autres, et de milieux culturels et professionnel différents. L’auteur a mené une longue étude autour de ce sujet. Voici quelques-unes des leçons qu’il en a tiré.

Ajuster la taille des équipes. Les équipes sont de plus en plus grandes, certaines dépassant même 100 personnes pour des projets complexes. Cette tendance fait qu’une véritable collaboration devient de plus en plus difficile à réaliser. Une solution consiste à utiliser une structure d’équipe souple et fluide composé de trois niveaux: un noyau central, un niveau opérationnel, et un réseau externe. Le noyau comprend des personnes responsables de la stratégie et des décisions importantes. Le niveau opérationnel inclut ceux qui font le travail au jour le jour et qui pourraient prendre des décisions au sujet de leur partie du projet (mais ils ne s’attaquent pas aux grandes questions qui sont gérées par le noyau). Et le réseau externe qui est constituée de membres temporaires ou à temps partiel qui interviennent à un stade particulier du projet en raison de leur expertise. Grâce à ces groupes, cela permet à ceux qui ont besoin de collaborer avec d’autre à des fins particulières d’avancer sans ceux qui ne sont pas importants pour le processus.

N’ayez pas peur des médias sociaux. Les gens sont plus enclins à collaborer avec ceux qui leurs ressemblent. Alors, comment amenez-vous des gens différents à collaborer ? Le truc est de trouver un terrain d’entente entre ces personnes. Les médias sociaux – blogs, wikis, les outils de collaboration en ligne, etc – peuvent jouer un rôle important pour y parvenir. De nombreux managers ont peur d’utiliser les médias sociaux autrement qu’à des fins de marketing. Mais les entreprises qui ont commencé à utiliser des outils sociaux à des fins internes commencent à en récolter les fruits. Le fabricant de puces Xilinx, par exemple, a signalé une augmentation de la productivité d’environ 25% grâce à des outils sociaux qui encouragent et permettent aux employés de collaborer. Les employés peuvent, par exemple, partager leurs bonnes pratiques et leurs solutions pour résoudre des problèmes particuliers. La communauté open source utilise régulièrement ces méthodes pour diffuser les connaissances et trucs et astuces pour la programmation.

Jouez à des jeux. Une autre façon efficace d’amener les membres de l’équipe à un bon état d’esprit afin de travailler ensemble, serait que tout le monde joue à des jeux en ligne qui favorisent le collaboratif. Dans une étude, des membres d’une équipe ont joué à une version en ligne de la «chasse au trésor». Ces jeux peuvent être personnalisés pour une société donnée, afin que les joueurs puissent mettre en commun leurs connaissances et leurs connexions internes pour trouver des exemples d’ utilisations les plus insolites de produits de l’entreprise. Dans une autre étude, les chercheurs ont étudié la façon dont les entreprises pourraient utiliser les jeux de rôle en ligne comme « World of Warcraft » et « EverQuest » pour renforcer le leadership et l’esprit d’équipe. Dans ces jeux multijoueurs, ils doivent collaborer pour survivre dans un environnement qui évolue rapidement avec des concurrents féroces et des informations incomplètes ou ambiguës à partir de desquelles doivent être fonder des décisions importantes – c’est à dire un environnement qui ressemble à de nombreux marchés mondiaux hyper-compétitifs. Dans ces jeux, les membres doivent toujours faire ce qui est le mieux pour l’équipe. Les dirigeants, par exemple, doit souvent démissionner pour permettre à d’autres plus qualifiés de prendre les rênes. Cela permet de favoriser un climat de collaboratif ainsi qu’accepter de se sacrifier pour le bien de l’équipe.

Former au collaboratif. De nombreuses compétences sont difficiles à former et à développer. Certains experts, par exemple, soutiennent que le leadership est plus inné qu’acquis. Rien de tel avec la collaboration. Pricewaterhouse Coopers, par exemple, a bien réussit à former des employés au collaboratif en ciblant les aptitudes liées à la communication, l’intelligence émotionnelle, le travail en équipe et en réseau.

Clarifiez les rôles avec des tâches incertaines. Beaucoup de managers croient que les équipes collaborent mieux quand les rôles des membres sont flexibles, mais quand le groupe a une idée claire de la façon d’aller de A à B. C’est l’inverse qui est vrai, selon une étude avec plus de 50 équipes dans différentes industries. Cette recherche a révélé que la collaboration est accrue lorsque les gens ont des rôles clairement définis, mais incertains sur la façon d’atteindre les objectifs de l’équipe. L’incertitude encourage tout le monde à collaborer et à penser de façon plus créative sur les différentes façon de remplir la mission du groupe.

Pensez à un projet dont l’objectif est de donner bon goût à un plat avec moins de sodium. Un manager peut demander à son équipe de trouver un substitut au sel qui serait meilleur pour la santé. Mais cela ne ferait que restreindre la collaboration du groupe. Si l’équipe n’a pas reçu d’instructions sur la façon d’atteindre ce but, les gens peuvent réfléchir et arriver à des solutions plus innovantes. Par exemple, l’équipe aurait pu trouver un moyen de tromper les récepteurs de goût dans la langue et l’amener à percevoir que les aliments contiennent plus de sel qu’il n’y en a en réalité ?

Faire travailler des équipes ensemble est essentielle pour rendre des projets dans les délais et le budget prévus. Mais aller au-delà et faire collaborer des équipes, c’est là que la vraie magie se trouve. Pensez comment les films indépendants ont souvent dû dépasser en créativité et en qualité des gros budget d’Hollywood. Ces collaborations réussies ne doivent pas se produire uniquement sur un plateau de tournage, ils peuvent se produire aussi dans les environnements virtuels aussi. Mais l’astuce consiste à éliminer pro-activement les obstacles au collaboratif. C’est alors seulement à ce moment là que l’équipe a une chance de voir la vraie magie de s’épanouir.