Il est assez rare que je fasse des retours d’expérience, mais quand une jolie proposition se présente, il est difficile de refuser. Merci à Jean-Philippe Clément (Chargé de mission TICC et innovation pour la direction général  de la ville de Paris) pour son accueil et son enthousiasme et Stan pour le go between. On focalise souvent sur les grands groupes laissant un peu de côté les collectivités. Pour mémoire, la Ville de Paris c’est 50 000 agents impactés par ce projet, on est bien sur les mêmes problématiques que pour un grand groupe (question de la langue de travail en moins), concernant la mise en place d’un intranet (IntraParis). Alors qu’a réalisé la ville de Paris.

Bon disons le tout de suite, c’est Sharepoint qui a été choisi, non pas pour de bonnes ou mauvaises raisons, juste parce que la DSI de la ville de Paris est full Microsoft, ce qui à mon avis est une raison un peu insuffisante pour choisir une solution collaborative. Ce nouvel intranet remplace ce lui qui a été déployé en 2003 sur un modèle plus en silos et plus communication descendante (un intranet de 2003 quoi).

Ce nouvel intranet permet une navigation par direction, réseau métiers, projets et communautés métiers… Mais c’est aussi un portail vers sa page personnelle et l’accès au SIRH et surtout il est accessible de manière nomade. Bref l’idée était d’offrir aux agents (tous soit passer de 20 000 à 50 000) un accès unifié aux ressources du système d’information selon un maximum de mode de connexion. D’ailleurs l’autre vision portée par le projet, faire le lien entre les différents outils et les usages qui y sont liés, de manière simple et pédagogique, à travers un schéma interactif.

 Bien sûr, si je vous parle de cet intranet, c’est que bien entendu il y a une partie collaborative (CollabParis). Car outre l’objectif suscité c’était aussi d’ouvrir l’organisation à de nouveaux modes de travail collaboratif, transverse, ouvert vers l’extérieur, pour se placer sur le chemin du réseau social d’entreprise et de l’Open Innovation dans un deuxième temps (pas encore réalisé).

Pour monter ce projet il fallut de l’aide extérieure (plusieurs partenaires conseils et techniques) et une équipe projet conséquente :1 chef de projet global, 1 responsable éditoriale, 1 responsable de portail et 25 responsables de sites intranet de directions, 1 chef de projet intranet, 1 architecte senior intranet et 1 chef de projet collaboratif. Le tout pour un budget de 460K euros environ (dont un peu moins de 200 sur la partie collaborative, ce qui comprend les  coûts internes et externes). Il a débuté en juin 2010 (définition et conception) pour s’achever en septembre 2011. Après un pilote d’un an sur 1000 agents, il est ouvert à tous depuis mai 2012.

Voici un résumé des actions d’accompagnement :

• Ateliers participatifs de conception avec les responsables de sites Intranet (IntraParis) et avec les animateurs des premiers espaces collaboratifs

 

Si on continu à trouver de l’information classique d’un intranet comme des articles, l’annuaire de la Ville ou des informations RH, la partie collaborative va permettre de disposer d’espace collaboratif, appel à commentaire, de sondage, forum participatif, mais aussi de fichiers projets, tableaux de bord, et annuaires partagés.

Si je décris une entrée, la vraie force de cet espace collaboratif est d’avoir redesigné l’accès aux différents outils par une entrée orientée usages (cf photo), ce qui simplifie largement l’usage de l’outil qui peut être parfois complexe.

Si un intranet collaboratif renforce l’image de l’organisation, il permet surtout plus d’interactivité à travers les commentaires d’articles, l’accès à des formulaires d’inscription, des votes pour sélectionner des ressources et de des évènements et un chat par mois autour de la communication managériale. Mais aussi de faire évoluer les usages comme la mise en place d’open innovation en interne avec les « remue-méninges ». Mais aussi plus prosaïquement  un gain de productivité, comme pour le suivi des modifications tarifaires des services de la ville.

Au niveau de la gouvernance, les agents complète un formulaire en ligne pour expliquer leur projet de communauté (des objectifs clairs que les espaces collaboratifs vont outiller). Il y a une prise de contact dans la semaine pour mettre les choses à plats et ouverture la semaine suivante avec à la clef une formation à l’outil et à l’animation pour les animateurs (même s’il existe une aide en ligne).

Une belle réalisation, je laisse le mot de la fin à notre hôte, encore merci Jean-Philippe