Aujourd’hui, comme tous les vendredi, toujours dans le cadre de nos petits détours par le monde anglo-saxon, un nouvel article de the Brainyard sur email et outils collaboratifs. Je ne suis pas un adepte de la théorie du zéro mail, même si je pense qu’en effet cela peut avoir un impact sur la masse des mails. L’article relate un retour d’expérience dont je vais reprendre les principaux points développés, sans focaliser sur l’outil présenté qui est secondaire à mon avis.

Une des promesses des outils collaboratifs, notamment les réseaux sociaux d’entreprise, est de réduire le nombre d’emails. Est-ce vraiment le cas ? Voici un retour d’expérience :

Dans sa recherche des moyens de réduire sa quantité d’email qu’elle envoie et reçoit, cette personne a récemment commencé à chercher du côté d’outils de «productivité sociale». Au bout d’un mois les résultats sont bien meilleurs que prévu. Elle observe une diminution de 30% à 40% de son tas d’email, malgré son sceptiscisme (elle a du s’imposer une certaine discipline, car normalement cela prend plus de temps pour obtenir ce résultat).

L’outil social va permettre en lieu et place du mail de suivre la gestion de projet, to do list, travail collaboratif, partage de documents… A l’heure actuelle, cela lui permet de suivre plus de 30 projets. Tout est centralisé  de manière transparente et donc pas besoin d’email de rappel. L’email est donc dédié à d’autres choses et permet de mieux séparer les tâches.

Même si les premiers résultats sont positifs, cela n’a pas été la panacée. Surtout que chacun a ses outils et que vous devez travailler avec les outils de vos partenaires, clients, surtout s’ils sont plus gros que vous. Et même s’ils n’apprécient pas leurs outils, ils y sont habitués. Sans compter ceux qui ne veulent pas utiliser autre chose que l’email.  ll faut donc se battre pour amener ceux qui ne sont pas outillés à travailler sur votre plateforme (on faisait comme cela dans mon précédent cabinet). C’est un effort supplémentaire, mais le jeu en vaut la chandelle et les gens finissent par l’utiliser de plus en plus.

Une expérience concluante à suivre. Vous trouverez ici quelques conseils pour diminuer votre nombre d’email.