Les trois piliers dont nous avons parlé précédemment (humain, processus et technologie) doivent être traités simultanément dans les trois phases collaboratives : d’investigation, de réalisation et de transformation

Phase d’investigation

Beaucoup d’entreprises sont déjà dans cette phase. En fait, quand vos collaborateurs commencent à parler de médias sociaux (blog, wiki…), c’est que votre organisation est entrée dans cette phase d’investigation.

C’est durant cette phase que vont commencer à émerger les bonnes pratiques, les premiers succès sur lesquelles l’entreprise va s’appuyer pour étendre ses pratiques et outils. C’est à ce moment que les expertises, vos champions vont se révéler.

Concernant le pilier sur la partie humaine  cela va permettre de :

• Définir le fonctionnement collaboratif de l’entreprise
• Conduire les managers à évoluer dans leur posture et faire preuve d’exemplarité
• Etablir un code de conduite des affaires entre les collaborateurs, les partenaires, les clients et le grand public en général (sur les médias sociaux, la part du personnelle/professionnelle est vite floue)
• S’assurer de la bonne circulation de l’information et du respect de sa paternité
• Mettre en place un processus de décision basé sur le collaboratif

Le pilier sur les processus sert à mettre en place une communauté d’expert composé d’early adopters

Celui sur les technologies doit permettre de :

• Mettre en place des « bacs à sable » afin que les collaborateurs testent différentes solutions collaboratives
• Penser à une utilisation plus globale (l’ensemble de l’entreprise) des différentes technologies

Phase de réalisation

C’est dans cette phase que vous allez industrialiser vos démarches collaboratives en prenant appui sur les retours d’expérience individuel ou de petits groupes de collaborateurs, issus de la phase d’investigation. C’est dans cette période que certains collaborateurs vont être le plus rétifs au changement. Il va donc falloir que le top management montre l’exemple de manière claire, mais qu’aussi soit mis en place de fortes incitations comme des bonus liés au travail collaboratif.

Durant la phase d’investigation, de nombreuses idées sur la stratégie à mettre en place ont du surgir. C’est le moment de les prioriser afin de répondre à la vision de long terme que vous avez déployé. Mais aussi de mener un travail de sensibilisation et d' »Ã©ducation », ainsi que celui d »implémentation des solutions collaboratives aux SI existants. Comme dans l’article précédent, on retrouve les 3 piliers.

Pilier Humain :

• Mettre l’accent sur la préparation nécessaire au travail collaboratif
• Promouvoir l’innovation transverse en identifiant les productions de chacun
• Récompenser le partage d’information et décourager la rétention d’information

Concernant les processus, il faut se focaliser sur les zones d’impacts. Pour ce qui est des technologies, il faut permettre des architectures ouvertes afin de les rendre plus souples, et permettre des accès selon différents moyens de communication (ordinateurs, mobiles, wifi…)

La phase de transformation

Votre organisation ne s’adapte plus, elle se réinvente et permet de réaliser des choses impossibles précédemment (comme un travail à distance et asynchrone simplifié et plus performant).

Pilier humain :

• Finition du code de conduite des affaires et des guidelines collaboratifs
• Mise en place de la stratégie développée par le top management
• Evaluation du travail collaboratif
• Conduite du changement
• Disparition du travail en silo

Pilier des processus :

• Mise en place de communautés et d’espace de connaissances
• Communautés d’experts web 2.0
• Consultants internes
• Modèle de financement

Pilier des technologies

• Unification des systèmes de communication
• Préparation des futurs espaces de travail
• Personnalisation des applications
• Ouverture sur l’extérieur

Dans la dernière partie de cette série d’article sur le travail collaboratif chez Cisco (partie 1), nous verrons les différentes étapes de lancement de la démarche.