Beaucoup d’organisations ont du mal à justifier les investissements dans les logiciels sociaux, à identifier par où commencer et déterminer quels métiers sont concernés. Selon le Gartner, les logiciels sociaux sont en train de devenir cruciaux dans le soutien et le renforcement du travail collaboratif dans les entreprises. Il met en garde contre le rejet de ces derniers, qui pourraient être considérés comme un effet de mode ou une menace pour la productivité générale. La demande des collaborateurs ne cesse d’augmenter et les organisations doivent élaborer une stratégie concernant ces logiciels sociaux, avec une compréhension réaliste des défis associés, des risques et des avantages, afin d’exploiter au mieux cet intérêt croissant.

Le Gartner a identifié cinq défis majeurs que les organisations devront affrontés :

Premier défi : Trouver de la valeur pour l’entreprise

De nombreuses organisations sont désireuses de recourir aux logiciels sociaux dans leurs entreprises, mais sont déroutées par l’effet de mode entourant le web 2.0. Pourtant, toutes les organisations devraient au moins se renseigner sur les logiciels sociaux, même si cela aboutit à une stratégie de « attendre et voir ». Cette stratégie « d’attendre et voir » ne doit pas être une stratégie « d’attendre que ça passe » et devrait inclure le suivi des changements qui déclencheront l’étape suivante.

Deuxième défi : Dépasser les barrières culturelles

Presque toutes les organisations devront faire face à des obstacles culturels concernant l’utilisation des logiciels sociaux. Elles doivent motiver une assez grande part des membres des communautés afin qu’ils s’impliquent plus. Les entreprises doivent investir le temps et les ressources nécessaires à la compréhension, à la conception, au développement et à l’implémentation de logiciels sociaux, plutôt que de simplement installer un logiciel social, et espérer que les communautés vont se former toutes seules et s’épanouir.

Troisième défi : Protéger la vie privée

La sécurisation des données et les politiques concernant la vie privée mis en place par des sites communautaires comme FaceBook, MySpace et YouTubeont posé problème à de nombreuses entreprises qui ont souvent considéré que cela représentait un problème dans l’utilisation de ce type de logiciels. Toutefois, ces applications sociales axées sur la publicité sont destinées à être ouvertes au grand public, alors que la plupart des logiciels sociaux d’entreprises concernent des milieux sociaux délimités et compatibles avec la protection de la vie privée.

Quatrième défi : Gérer les comportements

Les applications sociales, comme toutes les structures sociales (bonnes ou mauvaises), font face à des comportements inappropriés, qui doivent être anticipés et abordés dès le début. La bonne gestion des pratiques repose sur l’auto régulation des participants, plutôt que sur l’élaboration de règles totalement prédéfinies. Il faut sous-peser les avantages de la collaboration de masse avec les risques de comportements inappropriés, incluant des violations de la sécurité.

Cinquième défi : Gérer le temps personnel et professionnel

Les façons de travailler évoluent très rapidement. De nombreuses organisations ne sont pas encore prêtes à utiliser un environnement de travail virtuel et les pratiques qui y sont associées, mais se concentrent plutôt sur la gestion de la productivité dans un environnement de travail de moins en moins structuré. Les organisations devront constamment remettre en cause la façon dont elles évaluent la productivité des employés et prendre en considération les aspects du temps de travail/vie privée notamment en raison de la pénétration de plus en plus forte des logiciels sociaux dans l’entreprise.

L’importance de ces cinq défis varient considérablement d’une organisation à l’autre, de même que leur impact sur les décisions concernant l’opportunité, le moment et l’usage qui va être fait des logiciels sociaux. Il n’y a pas de règles universelles, pour chaque application sociale potentielle, l’organisation doit tenir compte des avantages commerciaux liés aux risques que représentent ces défis.

Vous trouverez plus d’information à ce sujet dans le rapport du Gartner “Five Major Challenges Organizations Face Regarding Social Software. »