La semaine dernière, j’abordais dans un article quelques bonnes pratiques pour se transformer en entreprise 2.0. Aujourd’hui, de la même manière voici une traduction d’un éditeur de réseau social d’entreprise, Convofy (nouvel entrant dans l’étude Lecko), qui partage lui aussi quelques bonnes pratiques sur l’usage des RSE. Voyons ce qu’il en est.

Voici donc comment accompagner le changement dans ces nouvelles façons de communiquer, notamment en sus des mails. Il est difficile de changer de manière de travailler, pour Andrew McAfee de nouvelles solutions doivent être perçus comme étant au moins 9 fois mieux que le mail pour inciter les gens à changer. Car si certains sont convaincus, c’est bien l’ensemble de vos collègues qui doivent mener cette démarche afin d’améliorer la productivité, l’engagement et la réactivité.

Migrer le contenu

Il est important de trouver du contenu quand on se connecte une première fois, il est donc important d’avoir du contenu pertinent sur votre RSE lorsque celui-ci s’ouvre. Il s’agit de mettre en ligne le contenu qui peut intéresser vos collaborateurs, mais aussi les compte-rendu ou ordre du jour de réunion afin d’engager une interaction sur la plateforme.

 Créer des communautés

Bien sûr, il faut avoir un ensemble bien structuré de communautés au sein desquels vous allez ajouter du contenu pertinent et ainsi chaque nouveau contenu sera accessible à l’ensemble des membres de la communauté, y compris ceux qui s’inscriront par la suite. Cela facilite l’intégration, améliore la gestion des connaissances de l’entreprise. Ces contenus peuvent être partager dans plusieurs communautés

Organiser des communautés thématiques

Les groupes peuvent être fonctionnelle ou orientée projet, mais de nombreuses organisations ont transcendé les silos organisationnels, en créant des «groupes thématiques» transverses. Ce sont des groupes qui partagent un intérêt commun, même si les participants sont dans différentes parties de l’organisation. Quelques exemples :

• Communauté sectoriel : partage des connaissances sur un marché ou un secteur particulier de clientèle. Ceci est particulièrement utile pour les opérationnels pour partager des infos, des tactiques et des stratégies.
• Communauté de pratique : les domaines de pratique peut permettre aux professionnels dans l’entreprise de partager leurs connaissances, leurs expériences et leur expertise avec d’autres via le RSE sur des sujets spécifiques à leurs secteurs d’activité.
• Communautés d’expertise: le partage de compétences à travers l’organisation peut être renforcée et améliorée en permettant aux professionnels de partager sur leurs outils, les approches et même leur cheminement de carrière au sein d’un groupe thématique. Une grande partie de mentorat informel peut arriver de cette façon.
• Communauté d’intérêt: professionnels ou personnels, ces communautés sont sur des sujets d’intérêt spécifiques, allant de la technologie de géolocalisation au déplacements à vélo.

Intégration de l’e-mail

Le principal moyen de contournement du RSE est l’email, moyen de communication que les collaborateurs connaissent et maîtrisent le mieux. Il faut en faire un levier plutôt que s’y opposer. Il faut utiliser l’email pour les notifications du RSE (à chaque nouveauté ou sous forme de synthèse quotidienne ou hebdo) et rendre possible l’ajout de contenu via l’email (y compris les pièces jointes). Le but étant à terme de se servir de plus en plus du RSE mais ainsi de manière graduelle.

Complétez votre profil

Une étape clé dans le lancement d’un environnement collaboratif est de remplir un profil personnel enrichie. C’est la base du RSE et les nouveaux arrivants doivent commencer par cela, afin de faire connaître leur expertise, leur centre d’intérêt par exemple. Cela change aussi le rapport à l’autre et renforce les liens sociaux au travail.

Soutenir et encourager

Encourager les gens à partager autrement que par email, à participer aux communautés. Il faut partager vos succès et réussite en dehors du réseau aussi. Cela peu prendre du temps et est un travail de long terme afin que les usages évolues et que le succès soit au rendez-vous.

Et vous vos bonnes pratiques ?