La semaine dernière se tenait au CNIT le salon « solutions intranet & travail collaboratif ». Durant ce salon, nous avons pu assister à une table ronde sur l’intranet 2.0 Voici une synthèse de ce qui s’est dit autour de ce thème. Une étude est mené annuellement auprès de grands comptes sur leur perception des apports d’un intranet au sein de leur entreprise. Les grands gagnants de ce sondage restent évidemment la recherche de l’amélioration de la circulation de l’information au sein de l’organisation et l’amélioration de la communication transversale.

Néanmoins, de nouveaux thèmes font leur apparition en tant que valeur ajoutée recherchée pour les entreprises :

• Recherche du travail collaboratif
• Amélioration de l’organisation et de l’engineering interne
• Mise en place d’un système d’intelligence collective

De plus, il ressort de cette étude que les utilisateurs souhaitent que leurs besoins soient bien la préoccupation première lors de l’installation d’un intranet. Le traditionnel couple Maîtrise d’ouvrage/Maîtrise d’œuvre ne semble plus convenir aux utilisateurs finaux des outils. En effet, leur utilisation ne sera optimale que si l’on se centre sur les utilisateurs, c’est-à-dire que si l’on assimile à l’origine du projet les usages que chacun pourra faire du nouvel outil. L’efficience se situe donc au niveau humain et non au niveau technologique. Il faut désormais se tourner vers l’ère de la maîtrise d’usage, pour optimiser les pratiques des utilisateurs.

En outre, les entreprises voient les intranets comme un véritable levier de productivité. Elles perçoivent désormais l’intérêt d’un bon management de l’information. Un intranet bien maîtrisé par les usagers permet en effet d’apporter un gain de temps considérable et une circulation optimale de l’information au sein de l’entité, synonymes de gain de productivité pour l’organisation. Dans ce cadre, les fonctionnalités préférées des utilisateurs des intranets 2.0 :

• La présentation de l’organigramme de leur organisation,
• L’annuaire interne,
• La fonction de portail institutionnel
• L’agenda partagé
• Les outils RSS et alertes

De même, pour évaluer un intranet, il est possible de recourir à cinq critères différenciants :

• Le contenu
• Les fonctionnalités (moteur, forum, workflow…)
• L’ergonomie
• Les interactions
• L’efficience (valeur ajoutée pour l’utilisateur, processus de mise à jour)

La suite de la table ronde a permis aux intervenants de qualifier l’intérêt de tel ou tel outil intranet pour les utilisateurs. Voici de façon synhtétique certaines des réflexions intéressantes que l’on a pu entendre sur ces outils :

• La plupart des grands comptes ont désormais adopté un wiki et en sont satisfaits.
• La fonctionnalité « blogging » comme outil de communication interne ne reçoit pas encore de véritable intérêt. Est-ce que cet outil n’est tout simplement pas adapté ?
• De même, les mondes virtuels reçoivent un mauvais accueil utilisateurs sur les intranets, en plus des tarifs élevés d’installation
• Les intranets peuvent désormais sortir des locaux de l’entreprise : les possibilités de connexion via les téléphones portables se développent
• Il est possible que l’on voit arriver à court terme des réseaux sociaux intranet style Viadeo et Linkedn pour le partage des compétences et des expériences en interne
• La fonctionnalité RSS ou alerte est très demandée par les dirigeants pour permettre aux utilisateurs d’avoir des remontées d’informations automatiques (les intranets ont donc souvent une page type Netvibes personnalisée pour chaque utilisateur en fonction de ses intérêts).

Les différents participants ont également tous insisté sur l’importance de deux éléments pour la réussite du développement d’un outil intranet :

• La nécessité de rendre attractif le nouvel outil : il faut que les entreprises mettent en place de véritables actions de communication envers leurs salariés pour les pousser à utiliser l’intranet. L’appui managérial est donc obligatoire pour la réussite du projet
• La nécessité encore plus grande de valoriser les contributions des salariés par divers moyens pour contrer le risque d’essoufflement des contributions.

Enfin, les divers intervenants ont conclus par la volonté d’une prise de conscience de la part des entreprises.

Les dirigeants ne doivent plus avoir peur d’adopter ces nouvelles technologies au sein de leurs organisations. Les jeunes embauchés de demain seront tous des « enfants du web », familiarisés depuis leur plus jeune âge avec ces outils « 2.0 ». Ne pas avoir d’outils technologiques adapté pourrait même agir comme une dissuasion envers les futurs candidats. Jusqu’aux années 90, les salariés devaient « travailler en silence ». Aujourd’hui on est entré dans l’ère du « exprimes-toi !».

Merci à François Grisoni pour ce compte-rendu.